Trello - zarządzanie projektami

Trello – proste i przejrzyste zarządzanie projektami

Trello to narzędzie z cyklu prosto i intuicyjnie, czyli tak, jak lubię najbardziej. Początkowo chciałam je wykorzystać do trzymania wszystkiego w jednym miejscu, planowania, organizacji wszystkich aspektów życia. Polubiłam je, ale w trakcie użytkowania czegoś zabrakło – przesiadłam się na Google Keep, o którym pisałam >> tutaj <<. Być może u Ciebie sprawdzi się lepiej, jako taki kombajn do wszystkiego. Natomiast jeśli chodzi o moje doświadczenia, to gorąco polecam Trello do zarządzania projektami.

Krótka definicja Trello

Zamiast pisać w paru słowach co to za narzędzie, wrzucam screen ze strony głównej. Moim zdaniem autorzy trafili w sedno i nie ma nic do dodania:

Trello

Struktura Trello

Trello stosuje podział na trzy główne elementy ułatwiające organizację pracy. Są to tablice, listy i karty.

Tablice – to podstawowy podział, można je porównać do folderów lub projektów. Pracujemy w ramach pojedynczej tablicy, ale w każdej chwili można przełączyć się na inną (przeskoczyć do innego projektu).

Tablica Trello
 

Listy – stosuje się je w ramach tablic, mają wprowadzić pewien porządek. Porównałabym je do kategorii, jak np. zadania do wykonania, inkubator pomysłów, harmonogram zadań itp.

Przykładowa lista Trello
 

Karty – umieszczamy je w konkretnych listach. Karta może być pojedynczym drobnym zadaniem (krótkim zdaniem) lub kamieniem milowym, który w ramach karty rozbijamy na czynniki pierwsze. Do kart można dodawać check listy, pliki, zdjęcia, terminy, komentarze, etykiety, czy współtwórców.

Przykładowa karta Trello
 

Zastosowanie Trello w praktyce

Przykładowe pomysły zastosowań Trello to np. tygodniowy plan działania. W tym celu tworzysz osobną tablicę, w ramach tablicy 6-7 list (dni tygodnia, lub dni robocze + jedna na weekend) i każdą listę wypełniasz zadaniami (pojedynczymi kartami z zadaniem). Tutaj bardzo istotną funkcją Trello jest szybkie przenoszenie kart między listami. Jeśli wiesz, że w poniedziałek zabraknie Ci już czasu na dane zadanie, to jednym ruchem przerzucasz kartę do listy z tytułem „wtorek”. Bardzo praktyczne i wygodne, jednak osobiście pozostaję przy kalendarzu 🙂

Inny często spotykany przykład zastosowania to zbiór przepisów, gdzie listy to kategorie np. obiady, desery, zupy itp. a do kart wklejane są przepisy. Trello dobrze sprawdzi się też przy planowaniu podróży, gdzie w ramach tablicy zbierasz check listy jak zakupy, zadania do wykonania przed wyjazdem, punkty podróży oraz wszelkie notatki z przewodników, czy linki do rozważanych noclegów. Jak dla mnie podróż jest swego rodzaju projektem, więc z pewnością w tym przypadku z niego skorzystam.

Zarządzanie projektem w Trello

Tak jak wspominałam na wstępie, Google Keep jest dla mnie tym wirtualnym notesem do zbierania wszystkiego. Jednak to nie oznacza, że zrezygnowałam z Trello, ponieważ jestem w nim wprost zakochana jeśli chodzi o zarządzanie projektami. Świetnie nadaje się do pracy zespołowej dzięki możliwości udostępniania poszczególnych tablic. W zależności od złożoności projektu mogą wystarczyć trzy listy: „do zrobienia”, „w trakcie” i „zrobione”, ale nie ma tutaj żadnych ograniczeń. Najlepiej wspominam pracę w Trello, gdy byłam koordynatorką projektu informatycznego – celem było stworzenie oprogramowania, które miało wyręczyć pracowników w mozolnych, powtarzalnych zadaniach. Klientowi została udostępniona tablica, dzięki czemu na bieżąco mógł śledzić postępy w projekcie – dla niego najistotniejsza była lista „zrobione”. Wtłoczyliśmy do Trello wszelkie potrzeby zespołu, wytyczne, opisy funkcjonowania, screeny, filmiki itp. Potem wystarczyło uporządkować priorytety tworząc harmonogram pracy i skupić się na karcie „w trakcie”. Zachwycona byłam przejrzystością prac – dokładnie wiedziałam na jakim etapie jesteśmy, nad czym obecnie pracuje programista, czego ode mnie oczekuje (np. testów wersji roboczej). Możliwość ustawienia powiadomień przychodzących na maila, sprawiają, że nie trzeba pamiętać, by zaglądać do systemu – jeśli coś się zmieni, zostaniemy poinformowani.

Cała sztuka pracy w Trello to pomysł na strukturę pracy (jakie listy utworzyć, jak wypełniać karty). Jeśli jest pomysł, to narzędzie jak tak intuicyjne i proste w obsłudze, że nikomu nie powinno sprawiać problemów. Jest darmowe, więc gorąco zachęcam do testowania.

Jeśli ten tekst Ci się spodobał to proszę podziel się z innymi 🙂